Management Summary:
Die Data Retention Setting im SCSM ist mitentscheidend wie performant der Service Manager im Betrieb funktioniert. Daran hängt meist auch die Akzeptanz und Zufriedenheit der Analysten. Wird die Data Retention Time erhöht, weil man die Daten für 10 Jahre archivieren muss, kommt die Datenbank an die Grenzen. Somit werden die Enduser sowie die Analysten unnötig ausgebremst. Nun gibt es mehrere Lösungen die hier in Frage kommen ‐ aber nur eine ist wirklich optimal: das Operaio Archiv. Es bietet die Möglichkeit alle Daten sicher zu archivieren. Die Daten sind für Analysten aber weiterhin extrem performant auffindbar und nutzbar. Weiter bietet das Reporting für Manager eine historische Übersicht aller Tickets sowie eine Trendanalyse der IT Support Organisation.
Im Service Manager von Microsoft gibt es eine globale Einstellung,welche für die Performance der gesamten Lösung mitentscheidend ist: Die Data Retention Setting. Diese Einstellung regelt wie lange ein Work Item in der CMDB gespeichert bleibt, nachdem es geschlossen wurde (Achtung: nur Status “Closed”). Die Standardeinstellung lautet hier 365 Tage. Das bedeutet, mit der Standardeinstellung wird ein Ticket ein Jahr nach Schliessung aus der Datenbank entfernt und ist nicht wiederherstellbar!
Sie stehen nun vor der Herausforderung, dass Sie alle Tickets für 5 oder 10 Jahre aufbewahren müssen um die Governance einzuhalten? Dafür gibt es nun mehrere begehbare Wege:
WEG 1 – ERHÖHUNG DATA RETENTION SETTING:
Der einfachste Weg ist die Erhöhung der Data Retention Setting auf diese 5 oder 10 Jahre. Dieser Weg mag sehr bequem sein, birgt jedoch auch gewisse Probleme. Die CMDB, welche die Enduser und die Analysten täglich damit Arbeiten wird über die Jahre prall gefüllt ‐ grosse Performanceeinbussen sind somit vorprogrammiert. Wir hatten schon einige Microsoft Support Cases, die Kunden eröffneten wegen Performanceeinbussen und Microsoft sagt jeweils deutlich, dass eine höhere Data Retention als 365 Tage nicht empfohlen wird!
Operaio Experten Meinung: Für ganz kleine Umgebungen mit täglich 5 Tickets mag das über die Zeit funktionieren, ansonsten Hände weg! 1 Stern
WEG 2 – MICROSOFT SCSM DATAWAREHOUSE:
Microsoft bietet im Lieferumfang ein Data Warehouse als Zusatzprodukt an. Dieses kann optional zum SCSM installiert werden und muss anschliessend verbunden werden. Das Data Warehouse ist jedoch sehr ressourcenintensiv: Microsoft empfiehlt den Betrieb auf einem komplett eigenständigen SQL Server, zusätzlich wird auch noch ein Management Server fällig. Das heisst, neben dem Betrieb von SCSM gibt es nochmals weitere Systeme, die betrieben werden müssen und Kosten verursachen. Als weiterer negativer Punkt kommt hinzu, dass Microsoft mit dem Produkt absolut keine Möglichkeit bietet sehr einfach nach einzelnen Work Items zu suchen. Es kommen keine Dashboards mit und die verschiedenen komplexen Jobs sind sehr störungsanfällig und ein Error Handling und Möglichkeiten zur Fehlersuche sind praktisch keine vorhanden.
Operaio Experten Meinung: Grundsätzlich gut gemeint, aber hat sich bei uns und unseren Kunden im Alltag überhaupt nicht bewährt. Zu fehleranfällig, zu teuer im Betrieb! 2 Sterne
WEG 3 – OPERAIO SCSM ARCHIV:
Aus oben erwähnten Gründen haben wir uns vor einigen Monaten entschieden unsere innovative Produktpalette mit einem weiteren Produkt er ergänzen ‐ dem SCSM Archiv. Für bestehende Portal Kunden ist diese Ergänzung optimal und hat im Normalfall keine Erhöhung der Ressourcen zur Folge. Die gesamte Lösung besteht aus einer zusätzlichen SQL Datenbank, die jedoch problemlos auf dem bestehenden CDMB SQL Server laufen kann und zwei IIS Webseiten, die parallel zum Operaio ITSM Portal installiert werden können. Sämtliche Daten werden regelmässig in die Archiv Datenbank übertragen und können da über ein Web Portal einzeln abgerufen werden. Die Daten sind also absolut sicher archiviert und die Data Retention Time kann problemlos reduziert werden. Das bedeutet mehr Performance und Effizienz für Ihre Support‐, respektive sogar IT‐Organisation.
Operaio Experten Meinung: Eine simple aber sehr effektive Lösung zur Archivierung, die nur Vorteile bietet und mit Zeiteinsparungen schnell für ROI sorgt. 5 Sterne!
Interessiert? Kontaktieren Sie uns, gerne können wir Ihnen eine Live Demo der Lösung organisieren und Sie von unserem neusten Produkt begeistern – Operaio SCSM Archiv